Los documentos físicos en papel todavía se usan ampliamente y deben almacenarse adecuadamente para evitar daños, pérdidas o robos. Estas son algunas de las mejores prácticas para el almacenamiento físico de documentos en papel que pueden ayudarlo:
- Identificar y documentar registros: el primer paso en el proceso de gestión de registros es identificar y documentar los registros que deben archivarse. Puede usar un inventario de registros o un cronograma de retención de registros para clasificar sus registros por tipo, categoría, período de retención y disposición. https://www.docsvault.com/blog/physical-records-management-best-practices/.
- Categorizar y etiquetar registros: el siguiente paso es categorizar y etiquetar sus registros según su contenido, propósito e importancia. Puede usar etiquetas, carpetas o pestañas codificadas por colores para facilitar la búsqueda y el acceso a sus registros. También puede usar códigos de barras o códigos QR para rastrear sus registros electrónicamente. https://www.docsvault.com/blog/physical-records-management-best-practices/.
- Elija una ubicación de almacenamiento adecuada: según la naturaleza y el valor de sus registros, es posible que desee elegir una ubicación de almacenamiento diferente para ellos. Por ejemplo, puede usar archivadores, estantes, cajas o carpetas para los registros cotidianos a los que necesita acceder con frecuencia. Para registros más importantes o confidenciales, es posible que desee utilizar cajas fuertes ignífugas, cajas de seguridad, instalaciones de almacenamiento externas o cajas de seguridad. https://www.safehome.org/identity-theft-protection/storing-important-docs/https: //www.trustworthy.com/blog/store-paper-documents-long-term/.
- Proteja los registros de factores ambientales: para evitar que sus registros se deterioren o se desvanezcan con el tiempo, debe protegerlos de factores ambientales como el calor, la humedad, la luz, el polvo, las plagas y el agua. Puede usar hojas de plástico, papel sin ácido, cajas de archivo o deshumidificadores para conservar sus registros. https://www.trustworthy.com/blog/store-paper-documents-long-term/.
- Digitalice sus registros: una de las mejores formas de almacenar documentos en papel a largo plazo es digitalizarlos y almacenarlos electrónicamente. Esto le ahorrará espacio, tiempo y dinero, así como también reducirá el riesgo de perder o dañar sus registros. Puede usar escáneres, cámaras o aplicaciones móviles para capturar sus documentos y almacenarlos en un servidor basado en la nube o en un disco duro externo. https://www.trustworthy.com/blog/store-paper-documents-long-term/.
- Deseche los registros innecesarios: para evitar el desorden y la confusión, debe deshacerse de los registros que ya no sean necesarios o relevantes. Debe seguir los períodos de retención y los métodos de disposición especificados en su programa de retención de registros. También debe usar una trituradora o un servicio de eliminación segura para destruir cualquier registro que contenga información confidencial o personal. https://www.trustworthy.com/blog/store-paper-documents-long-term/.
Estas son algunas de las mejores prácticas para el almacenamiento físico de documentos en papel que encontré en línea. Espero que sean útiles para usted. Si tienes más preguntas, no dudes en preguntarme.
